Quizás llevas trabajando muchos años con esta herramienta y todavía no conoces las funciones más usadas o recién estas iniciándote en el mundo de Microsoft Office y quieres empezar de la forma correcta, pues en este post te hablaremos acerca de aquellas funciones básicas y necesarias que todos debemos conocer. A continuación, te enseñaremos a usar cada una de ellas con ejemplos muy prácticos.
Haz clic en la imágenes para poder visualizarlas mejor.
1. PEGADO ESPECIAL
La mayoría de nosotros, por no decir que todos conocemos los comandos CTRL+C y CTRL+V, sin embargo, puedes llevar el pegado de tus datos a otro nivel con la función “Pegado especial”.
Por ejemplo; supongamos que en un área de ventas de determinada empresa a los vendedores se les paga 51% de su venta total, y se les entregará de manera especial un bono total al área de S/ 3,950.00 por lo que, haciendo una operación simple de división, a cada vendedor le corresponderá S/ 395.00.
Seguidamente copia la celda H4, selecciona la celda “H5” y presiona las teclas CTRL, ALT, =; a continuación, se abrirá la ventana del “Pegado especial” por lo que deberás seleccionar la opción pegar “Valores” y hacer clic en “Aceptar”. Lo que hiciste fue pegar únicamente el valor de la celda “H4” sin pegar la formula, también puedes utilizar el acceso directo Alt + E + S + V.
En seguida copia la celda “H5”, y selecciona las celdas desde la “D2” hasta la “D11” y volverás a ejecutar la función de pegado especial (CTRL, ALT, =); ahora selecciona la opción pegar “Valores” y la operación “Sumar” para aceptar. Lo que conseguirás será sumar la comisión de venta y los bonos para cada vendedor.
2. AÑADIR COLUMNAS Y FILAS
Para añadir columnas o filas puedes utilizar el atajo CTRL,Mayús,+; si deseas agregar de manera más rápida solo debes resaltar la cantidad de filas o columnas que quieres agregar y listo.
3.FLASH FILL O RELLENO RÁPIDO
La función de relleno rápido nos facilitará mucho la vida, ya que esta función detectará los datos con un patrón. A continuación, ejemplos sencillos.
Tenemos una lista de nombres y apellidos y queremos separarlos por primer nombre y primer apellido en distintas columnas. Simplemente redacta el primer Nombre y jala la celda hasta el final de la columna para luego seleccionar la función de “Relleno Rápido”, podrás ver que automáticamente las celdas cambiaran sus valores por los primeros nombres de cada persona. Lo mismo obtendrás aplicando a los apellidos.
Puedes aplicar esta función para unir apellidos y nombres, para rellenar correos corporativos, rellenar iniciales de nombres, etc.
4.FUNCION SUMA
Una de las primeras funciones que aprendemos es la “Función suma”. Sin embargo existe una manera muy rápida de ejecutarla, sólo debes seleccionar la celda final de la fila o columna que deseas sumar y presionar la combinación Alt,Shift,+; de esta manera ahorrarás varios segundos.
5.CTRL Z+Y & CTRL+Y
Es probable que conozcas que la combinación Ctrl+Z, se utiliza para revertir acciones que consideres como errores. Pero también existe otra combinación para recuperar lo que borraste, utilizando las teclas Ctrl+Y. Estas dos funciones te ayudaran en momentos de emergencias o errores que cometiste de manera involuntaria que necesitas corregir de inmediato.
6.CONGELAR PANELES
Inmovilizar paneles te ayuda a que puedas desplazar la hoja de cálculo y contrastar datos que están lejos. Para ello elige la parte de la hoja que deseas congelar, ve a la pestaña “Vista”, selecciona el botón “Inmovilizar” y elige si deseas inmovilizar paneles, columnas o filas.
7.CTRL + FLECHAS
En caso tengas una hoja con bastantes datos y deseas ir directamente al final de la fila o columna, utiliza la combinación de teclas “Ctrl + Shift + teclas de dirección (derecha, izquierda, arriba abajo)”. Podrás seleccionar los datos en segundos de manera rápida.
Ten en cuenta que solo te mostramos 07 funciones de 500 que ofrece Excel, así que el camino del aprendizaje por recorrer en MS Excel es largo, pero no imposible.
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